Exit interview merupakan salah satu elemen penting dalam manajemen sumber daya manusia. Proses ini bukan hanya tentang mengucapkan selamat tinggal kepada karyawan yang meninggalkan perusahaan. Tetapi juga untuk wawasan berharga yang dapat digunakan untuk perbaikan organisasi.
Setiap karyawan yang mengundurkan diri selalu memiliki alasan yang berbeda. Namun dari alasan-alasan ini tim HRD Anda bisa menemukan pola yang mungkin saama atau saling terkait. Exit interview memberikan kesempatan tim HRD Anda mendalami alasan di balik keputusan karyawan untuk resign melalui umpan balik pengalaman karyawan selama bekerja.
Informasi ini dapat menjadi sumber daya yang sangat berguna dalam meningkatkan praktik manajerial dan memperbaiki lingkungan kerja. Anda bersama tim HRD dapat mengoptimalkan proses rekrutmen, mengurangi tingkat turnover, dan memperbaiki budaya perusahaan.
Definisi Exit Interview
Merujuk penjelasan Harvard Business Review, exit interview adalah sebuah proses formal di mana perusahaan melakukan wawancara dengan karyawan yang akan meninggalkan organisasi. Exit interview memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyampaikan pandangan terakhir mereka terkait lingkungan kerja, manajemen, budaya perusahaan, dan kebijakan internal.
Melalui wawancara ini, perusahaan dapat memperoleh wawasan berharga tentang bagaimana meningkatkan praktik internal dan mencegah masalah yang mungkin muncul di masa depan. Penting untuk mendokumentasikan semua umpan balik yang diberikan dalam sesi wawancara tersebut untuk nantinan dianalisis lebih lanjut. Data ini dapat digunakan untuk merumuskan strategi perbaikan yang lebih efektif dan untuk memantau perubahan dari waktu ke waktu.
Beda Exit Interview dan Exit Survey
Meskipun hampir sama, exit interview dan exit survey memiliki metode dan fokus yang berbeda. Exit interview adalah wawancara tatap muka atau melalui telepon yang dilakukan oleh seorang profesional HR atau manajer. Proses ini memungkinkan diskusi yang mendalam dan dialog langsung mengenai alasan pengunduran diri karyawan.
Di sisi lain, exit survey biasanya dilakukan dalam bentuk kuesioner tertulis yang dikirimkan kepada karyawan yang akan resign. Dalam exit survey karyawan biasanya bisa memberikan feedback secara anonim. Harvard Business Review menjelaskan bahwa exit survey sering kali menyediakan data yang lebih kuantitatif dan mudah dianalisis.
Kedua metode ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Exit interview memungkinkan diskusi yang lebih mendalam dan personal, sementara exit survey menawarkan anonimitas dan efisiensi dalam pengumpulan data.
Manfaat Exit Interview
-
Mempertahankan Karyawan
Menurut Forbes, exit interview dapat mengungkapkan tren yang memengaruhi kepuasan karyawan, sehingga perusahaan dapat melakukan perbaikan yang tepat. Dengan menganalisis umpan balik dari karyawan yang meninggalkan perusahaan, Anda dapat mengidentifikasi masalah yang mungkin juga mempengaruhi karyawan yang masih aktif. Ini memungkinkan Anda untuk melakukan tindakan preventif untuk mencegah karyawan lain merasa tidak puas dan memutuskan untuk resign.
-
Mengurangi Tingkat Turnover
Sumber SHRM menjelaskan bahwa data dari exit interview dapat memberikan wawasan tentang area yang memerlukan perbaikan untuk mengurangi tingkat turnover. Data tersebut dapat membuat perusahaan memahami alasan di balik keputusan resign karyawan dan segera menerapkan solusi. Hal ini agar karyawan yang masih aktif tidak ikut mengambil langkah serupa.
-
Mengidentifikasi Penyebab Karyawan Resign
Sumber Business News Daily menyatakan bahwa exit interview dapat membantu dalam menemukan pola umum yang mungkin menunjukkan masalah yang lebih besar dalam organisasi. Anda dapat mengidentifikasi penyebab utama yang mendorong karyawan untuk resign. Informasi ini sangat penting untuk memahami apakah masalah yang ada bersifat individu atau sistemik.
-
Memperbaiki Budaya Perusahaan
Harvard Business Review mengungkapkan bahwa exit interview dapat menjadi alat yang efektif untuk memahami dan memperbaiki aspek-aspek budaya perusahaan yang mungkin menghambat kinerja karyawan. Dengan mendengarkan feedback mengenai budaya kerja, Anda dapat mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif.
-
Mitigasi Terjadinya Resign Masal
Kasus perusahaan dengan turnover tinggi biasanya memiliki tren atau pola penyebab banyaknya karyawan meninggalkan perusahaan di waktu bersamaan. Dengan mengetahui potensi masalah sejak awal, Anda dapat mengambil tindakan proaktif untuk mencegah situasi tersebut. Data dari exit interview dapat membantu perusahaan dalam merencanakan strategi mitigasi untuk menghindari resign masal tersebut.
-
Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Feedback dari karyawan yang resign sangat bermanfaat bagi karyawan yang masih aktif. Dengan melakukan perbaikan berdasarkan umpan balik yang diberikan oleh karyawan yang resign, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih mendukung dan memotivasi. Exit interview adalah kunci untuk meningkatkan kepuasan karyawan dan menciptakan tempat kerja yang lebih baik.
-
Menyempurnakan Proses Rekrutmen
Data dari exit interview sering kali memberikan wawasan berharga tentang efektivitas proses rekrutmen dan seleksi. Sehingga data tersebut dapat menjadi acuan untuk menyempurnakan proses rekrutmen dengan memberikan wawasan tentang kualitas kandidat yang diterima. Informasi mengenai apa yang berhasil dan tidak berhasil dalam proses perekrutan dapat membantu dalam meningkatkan cara perusahaan memilih calon karyawan di masa depan.
Pola Resign Masal yang Biasanya Muncul
Berdasarkan penjelasan manfaat exit interview di atas yang salah satunya untuk mencegah terjadinya resign masal. Lalu, pada umumnya seperti apa pola resign masal ini terlihat? Berikut adalah beberapa poin penjelasannya:
-
Penurunan Moral Karyawan
Penurunan moral di kalangan karyawan sering kali menjadi sinyal adanya masalah yang lebih besar dalam organisasi. Jika karyawan merasa tidak dihargai, tidak mendapatkan dukungan yang cukup, atau tidak melihat prospek perkembangan karir, ini dapat menyebabkan rasa tidak puas yang meluas. Menurut Business News Daily, penurunan moral yang signifikan bisa memicu banyak karyawan untuk meninggalkan perusahaan secara bersamaan.
-
Ketidakstabilan Organisasi
Ketidakstabilan organisasi, seperti restrukturisasi yang sering atau perubahan strategi yang mendalam, dapat menciptakan lingkungan yang tidak aman bagi karyawan. Ketika karyawan merasa perusahaan tidak stabil atau arah masa depannya tidak jelas, mereka mungkin mencari keamanan di tempat lain. Ketidakstabilan organisasi dapat mengarah pada resign masal jika karyawan merasa tidak ada kepastian mengenai masa depan mereka di perusahaan.
-
Peningkatan Keluhan dan Ketidakpuasan
Jika terdapat peningkatan signifikan dalam jumlah keluhan dan ketidakpuasan dari karyawan, ini bisa menjadi indikasi bahwa ada masalah sistemik di perusahaan. Keluhan tersebut mungkin terkait dengan manajemen, budaya perusahaan, atau kondisi kerja yang buruk. Harvard Business Review menyebutkan bahwa pola keluhan yang meningkat dapat menunjukkan adanya masalah yang lebih besar yang mungkin menyebabkan banyak karyawan merasa frustrasi dan memutuskan untuk meninggalkan perusahaan secara bersamaan.
Sempurnakan Proses Rekrutmen dengan HRMS Jobseeker Software
Penyempurnaan sistem rekrutmen dan perbaikan budaya kerja bisa dilakukan berdasarkan data hasil exit interview. Biasanya hal ini perlu dilakukan jika feedback karyawan menunjukkan adanya banyak ketidak cocokan antara karakter karyawan dengan budaya ataupun sistem kerja perusahaan.
Anda bisa menggunakan HRMS Jobseeker Software jika Anda perlu meningkatkan proses rekrutmen karyawan di waktu mendatang. HRMS Jobseeker Software memiliki fitur Applicant Tracking System (ATS) yang mampu membantu tim HRD melakukan proses screening data kandidat lebih akurat dan efisien. Sehingga tim HRD bisa menemukan kandidat yang tepat secara kualifikasi keahlian maupun karakter.
Ingin mendapatkan demo produk HRMS Jobseeker Software? Klik di sini sekarang juga.
