Pembayaran gaji karyawan tepat waktu adalah salah satu kunci utama dalam menjaga kesejahteraan karyawan dan stabilitas operasional perusahaan.
Namun, berbagai faktor internal dan eksternal dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran gaji karyawan. Dan hal ini lah yang berpotensi membawa dampak negatif yang signifikan, mulai dari hancurnya reputasi dan kepercayaan perusahaan hingga terjerat hukum ketenagakerjaan.
Oleh karena itu, dalam artikel kali ini akan membahas penyebab umum keterlambatan pembayaran gaji karyawan, dampak buruk yang ditimbulkan, serta cara efektif untuk mencegah terulangnya masalah ini di masa depan.
Regulasi Pembayaran Gaji Karyawan
Membayar gaji karyawan adalah kewajiban fundamental perusahaan yang atur dan tertuang dalam berbagai regulasi peraturan di Indonesia, termasuk Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003.
Regulasi ini mewajibkan perusahaan untuk membayar gaji karyawan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati dalam perjanjian kerja. Apabila perusahaan gagal dalam mematuhi regulasi tersebut, maka perusahaan Anda akan mendapatkan konsekuensi hukum serta merusak hubungan antara karyawan dan manajemen.
Penyebab Gaji Karyawan Terlambat Dibayarkan
Setiap perusahaan yang mengalami keterlambatan pembayaran gaji bisa memiliki faktor penyebab yang berbeda-beda. Namun Anda bisa mempelajari faktor-faktor yang paling sering mengakibatkan perusahaan gagal membayar gaji karyawan tepat waktu sebagai berikut.
Pengelolaan Administrasi yang Buruk
Pengelolaan administrasi yang kurang efektif bisa menjadi penyebab keterlambatan pembayaran. Hal ini bisa terjadi ketika koordinasi antar departemen seperti HRD dengan finance atau accounting mengalami kendala. Misal pencatatan perhitungan kehadiran karyawan yang baru selesai mendekati tanggal jatuh tempo gajian.
Hal lain terkait buruknya pengelolaan administrasi penggajian adalah kekurangan sumber daya manusia. Keputusan manajemen memberikan target dan beban pekerjaan kepada tim HRD, finance, ataupun accounting tanpa adanya dukungan sumber daya atau tools operasional bisa berdampak pada timbulnya masalah proses adminstrasi.
Tanpa sistem yang terorganisir dengan baik, risiko kesalahan yang mengakibatkan keterlambatan gaji karyawan menjadi lebih besar.
Kondisi Keuangan Perusahaan Tidak Sehat
Perusahaan yang belum menghasilkan penjualan dalam jangka waktu panjang, mengalami penurunan penjualan atau pembengkakan biaya operasional dapat mengalami masalah keuangan. Hal ini berdampak pada kondisi kas perusahaan yang tidak sehat. Sehingga bisa berujung pada keterlambatan pemabayaran gaji.
Kondisi perusahaan yang seperti ini perlu segera dilakukan evaluasi secara strategis dan menyeluruh. Terlebih jika masalah utama disebabkan oleh business model yang belum proven menghasilkan keuntungan.
Keterlambatan Investasi atau Pendanaan
Keterlambatan dalam mendapatkan investasi atau pendanaan baru juga bisa menyebabkan terhambatnya aliran kas yang dibutuhkan untuk membayar gaji. Kasus seperti ini cukup sering ditemukan pada bisnis start up yang mengandalkan pendanaan baik dari Venture Capital maupun angle investor.
Saat produk belum teruji laku di pasar sementara beban operasional yang tinggi, menyebabkan perusahaan belum bisa menghasilkan revenue dari penjualan secara optimal. Dampaknya perusahaan sangat bergantung pada pendanaan investor. Padahal bisa jadi investor menunda pencairan dana investasi karena suatu masalah.
Hal inilah yang membuat perusahaan rentan terhadap keterlambatan membayar gaji karyawan, jika investasi yang diharapkan tidak datang tepat waktu.
Pembayaran Piutang yang Terlambat
Keterlambatan pembayaran piutang oleh pelanggan atau mitra bisnis juga dapat mengganggu arus kas perusahaan. Hal ini yang pada akhirnya akan berdampak pada kemampuan perusahaan untuk membayar gaji karyawan tepat waktu.
Oleh karena itu, jika perusahaan Anda sangat bergantung pada pembayaran piutang untuk membayar gaji. Anda harus memiliki strategi mitigasi risiko yang kuat.
Gangguan Pada Sistem atau Alat
Menggunakan sistem pengelolaan gaji terotomatisasi tidak selalu menjamin penggajian 100% bebas hambatan. Sering kali ditemukan kasus penggajian terlambat akibat server yang digunakan tools atau sistem sedang down. Bisa juga sistem mendeteksi dan mencurigai adanya potensi fraud tanpa sengaja yang membuat pencairan gaji tertunda secara otomatis.
Jika Anda menggunakan sistem seperti ini, pastikan sistem Anda cukup andal dan akurat dalam mengelola gaji. Atau Anda juga perlu menyiapkan cadangan kas untuk mitigasi jika ada informasi sistem akan mengalami maintenance maupun gangguan.
Dampak Buruk Terlambat Membayar Gaji Karyawan
Setelah mengetahui rumusan masalah apa saja yang dapat mengakibatkan suatu perusahaan dapat terlambat dalam membayar gaji karyawan. Anda perlu memahami pula dampak apa saja yang akan terjadi bila suatu perusahaan tidak membayar gaji tepat waktu.
Berikut dampak – dampak buruk yang akan terjadi:
Tingkat Turnover Tinggi
Keterlambatan pembayaran gaji dapat meningkatkan tingkat turnover karyawan. Sebab bagi karyawan gaji merupakan bentuk apresiasi perusahaan atas semua kerja keras yang sudah dilaksanakan oleh karyawan.
Jadi, ketika karyawan merasa tidak dihargai atau mengalami ketidakpastian finansial, mereka cenderung mencari pekerjaan lain yang lebih stabil. Hal inilah yang menyebabkan tingkat turnover yang tinggi, yang nantinya dapat merugikan perusahaan.
Sebab perusahaan kehilangan karyawan berpengalaman dan biaya rekrutmen serta pelatihan jadi meningkat akibat sering mencari karyawan baru terus-menerus.
Gangguan Operasional
Keterlambatan gaji juga dapat mengganggu kegiatan operasional perusahaan. Karyawan yang tidak menerima gaji tepat waktu mungkin akan merasa tidak termotivasi untuk bekerja secara maksimal, yang pada akhirnya berdampak pada penurunan produktivitas dan kualitas kerja.
Kehilangan Motivasi dan Rasa Memiliki Perusahaan
Seperti yang sudah dijelaskan pada poin pertama, karyawan yang tidak menerima gaji tepat waktu mungkin merasa bahwa perusahaan tidak menghargai kontribusi mereka. Hal ini dapat mengakibatkan penurunan motivasi dan rasa memiliki terhadap perusahaan.
Ditambah lagi, apabila telat bayar gaji karyawan sering terjadi, kinerja karyawan akan menurun dan bisa memengaruhi kinerja individu lain dan tim, serta menciptakan lingkungan kerja yang tidak sehat.
Kehilangan Kepercayaan dari Pihak Eksternal
Keterlambatan gaji tidak hanya berdampak pada karyawan, tetapi juga dapat menurunkan kepercayaan dari pihak eksternal, seperti investor, mitra bisnis, dan pelanggan.
Mereka mungkin meragukan stabilitas keuangan dan manajemen perusahaan, yang bisa berdampak negatif pada hubungan bisnis jangka panjang.
Citra dan Reputasi Perusahaan Memburuk
Dapat lain dari permasalahan ini adalah dapat merusak citra dan reputasi perusahaan di mata publik. Informasi mengenai keterlambatan gaji dapat menyebar dengan cepat melalui media sosial atau platform lainnya, yang bisa berdampak negatif pada persepsi masyarakat terhadap perusahaan.
Hal ini bisa jadi bola salju yang terus membesar jika tidak ditangani dengan cepat dan tepat. Imbasnya perusahaan bisa kesulitan mendapatkan kandidat karyawan berkualitas hingga ditinggalkan stakeholders kedepannya.
Penurunan Kualitas Kerja Karyawan
Karyawan yang khawatir tentang gaji mereka mungkin mengalami penurunan konsentrasi dan dedikasi terhadap pekerjaan mereka, yang bisa mengakibatkan penurunan kualitas kerja. Hal ini pada akhirnya dapat mempengaruhi kualitas produk atau layanan yang diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan.
Berhadapan dengan Tuntutan Regulasi
Jika keterlambatan pembayaran gaji karyawan terjadi berulang kali, perusahaan dapat menghadapi tuntutan hukum dari karyawan atau sanksi dari pihak berwenang. Tuntutan ini tidak hanya merugikan secara finansial, tetapi juga dapat memperpanjang masalah dengan karyawan dan merusak reputasi perusahaan.
Baca juga: Burnout Kerja: Pengertian, Penyebab, dan Bahaya Bagi Perusahaan
Cara Mencegah Telat Bayar Gaji Karyawan Berulang
Sesuai dengan UU ketenagakerjaan, terlambat membayar gaji karyawan dapat mengakibatkan denda terhadap perusahaan dan secara jangka panjang dapat menurunkan motivasi serta kinerja karyawan.
Oleh sebab itu, perusahaan harus menghindari keterlambatan membayar gaji karyawan. Namun, bila sudah pernah terjadi, perusahaan Anda harus mencegah agar kesalahan telat bayar gaji tidak terulang kembali.
Berikut cara agar perusahaan mengulangi permasalahan gaji yang dapat Anda coba.
Prioritaskan Pembayaran Gaji
Pembayaran gaji karyawan harus menjadi prioritas utama dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Karena karyawan adalah bagian dari sistem operasional perusahaan dan gaji mereka termasuk dalam fixed cost. Sehingga jika penggajian ini terlambat dampak buruk seperti mogok kerja bisa berpengaruh langsung dalam operasional perusahaan.
Menjaga alokasi dana yang cukup untuk gaji dan mengelola anggaran dengan bijak dapat membantu mencegah keterlambatan pembayaran.
Selalu Pantau dan Kontrol Arus Kas Perusahaan
Pemantauan arus kas yang ketat adalah kunci untuk menghindari keterlambatan gaji. Dengan mengidentifikasi potensi masalah keuangan sejak dini, perusahaan dapat mengambil langkah proaktif untuk memastikan bahwa dana selalu tersedia untuk membayar gaji karyawan tepat waktu.
Gunakan Sistem Payroll Pihak Ketiga
Menggunakan layanan payroll dari pihak ketiga dapat membantu memastikan bahwa gaji karyawan dibayarkan tepat waktu dan sesuai peraturan. Sistem ini biasanya lebih andal dan dapat mengurangi risiko kesalahan administrasi atau teknis yang menyebabkan keterlambatan gaji.
Sediakan Dana Darurat
Karena pembayaran gaji adalah fixed cost yang bisa diprediksi, maka memiliki dana darurat khusus untuk penggajian adalah langkah bijak yang dapat diambil oleh perusahaan.
Dana ini dapat digunakan dalam situasi darurat, seperti keterlambatan pembayaran piutang atau gangguan pada sistem, sehingga gaji karyawan tetap dapat dibayarkan tepat waktu.
Kesimpulan
Keterlambatan pembayaran gaji memang dipengaruhi oleh banyak faktor. Faktor tersebut ada yang bisa dikontrol seperti memperbaiki sistem adminsitrasi, namun ada juga penyebab di luar otoritas perusahaan seperti gangguan pada bank mitra atau sistem payroll yang digunakan.
Namun apapun penyebabnya, kondisi tersebut bukan hanya sekadar masalah teknis, tetapi bisa membawa dampak besar bagi karyawan dan perusahaan. Dampak ini termasuk penurunan motivasi, gangguan operasional, hingga rusaknya citra perusahaan.
Agar bisa mencegah hal ini, perusahaan harus memprioritaskan pembayaran gaji, memantau arus kas dengan cermat, dan mempertimbangkan penggunaan sistem payroll pihak ketiga.
Dengan manajemen yang baik, perusahaan dapat menjaga stabilitas keuangan dan kepercayaan karyawan serta mitra bisnis.
Kelola Gaji Karyawan Lebih Praktis dan Aman dengan HRMS Jobseeker Software
Merasa kesulitan mengelola gaji karyawan? Saatnya Anda menggunakan HRMS Jobseeker Software. HRMS Jobseeker Software merupakan sistem manajemen karyawan terintegrasi dengan fitur lengkap seperti payroll, perhitungan kehadiran karyawan, hingga manajemen kandidat dan karyawan.
Dengan sistem AI yang terintegrasi, HRMS dari Jobseeker Software dapat mengurangi risiko kesalahan pengelolaan gaji dan meningkatkan efisiensi pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan Anda.
