Dalam dunia rekrutmen, perusahaan memiliki berbagai strategi untuk menemukan kandidat terbaik. Dua metode yang sering digunakan adalah walk in interview dan wawancara terjadwal.
Kedua metode ini menawarkan keunggulan dan kelemahan tersendiri, tergantung pada kebutuhan serta situasi perusahaan. Jika Anda bagian dari tim rekrutmen di perusahaan berskala besar, memahami perbedaan serta manfaat dari kedua metode ini adalah langkah krusial dalam mengoptimalkan proses rekrutmen dan mencapai tujuan bisnis yang lebih besar.
Pengertian Walk in Interview
Dilansir dari Undip Career, walk in interview adalah wawancara yang dilakukan oleh perusahaan secara langsung, tanpa diikuti tahapan seleksi lain sebelumnya. Wawancara seperti ini bisa diadakan di kantor, job fair, dan acara perekrutan untuk memilih kandidat dalam waktu yang singkat. Biasanya, perusahaan akan menetapkan waktu dan tempat tertentu, kemudian membuka kesempatan bagi pelamar yang tertarik untuk mengikuti wawancara. Metode ini sering digunakan ketika perusahaan membutuhkan banyak karyawan dalam waktu singkat, seperti pada saat menghadapi proyek besar atau memperluas bisnis ke wilayah baru.
Efisien menjadi faktor utama mengapa banyak perusahaan besar memilih metode ini, terutama saat mereka harus segera mengisi posisi-posisi penting yang tidak bisa dibiarkan kosong terlalu lama. Selain itu, walk in interview memungkinkan perusahaan untuk menjangkau lebih banyak kandidat, termasuk mereka yang mungkin tidak memiliki akses mudah ke proses rekrutmen online atau jadwal wawancara yang ketat.
Kelebihan Walk in Interview
-
Proses Lebih Cepat dan Efisien
Perusahaan dapat langsung bertemu dengan kandidat tanpa harus menunggu jadwal tertentu. Ini sangat berguna saat perusahaan menghadapi kebutuhan mendesak untuk mengisi posisi tertentu.
Misalnya, perusahaan manufaktur A yang sedang meningkatkan produksi akibat tingginya permintaan pasar mungkin memerlukan tambahan tenaga kerja dalam waktu singkat. Dengan walk in interview, perusahaan tersebut bisa segera melakukan seleksi dan mendapatkan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam hitungan hari.
-
Cost-Effective Hiring
Time Champ menyebutkan bahwa walk in interview dapat mengurangi biaya administratif terkait penjadwalan dan koordinasi waktu wawancara. Karena pelamar datan langsung tanpa perlu melalui proses penjadwalan, perusahaan bisa mengalokasikan sumber daya mereka untuk aspek lain dari proses rekrutmen. Hal ini sangat penting bagi perusahaan yang harus menjaga efisiensi biaya, terutama ketika melakukan rekrutmen dalam skala besar.
-
Fleksibel dan Mudah Disesuaikan
Selain proses rekrutmen yang cepat dan terjangkau, walk in interview juga menawarkan fleksibilitas bagi kandidat dan perusahaan. Kandidat dapat datang kapan saja selama periode hiring berlangsung, sehingga proses rekrutmen menjadi lebih fleksibel dan tidak kaku. Ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengakomodasi lebih banyak kandidat dalam jangka waktu yang singkat, yang pada akhirnya dapat meningkatkan peluang mereka untuk menemukan kandidat yang tepat.
Kelemahan Walk in Interview
-
Waktu yang Terbatas
Karena melalui proses yang cukup singkat, waktu yang tersedia untuk menilai kandidat pun lebih terbatas. Hal ini dapat mengurangi kualitas penilaian karena perusahaan harus mewawancarai banyak kandidat dalam waktu singkat. Risikonya, perusahaan bisa saja mendapatkan kandidat dengan skill luar biasa di “atas kertas”, namun secara teknis tidak teruji maksimal karena keterbatasan waktu penilaian.
-
Kurangnya Waktu Persiapan Bagi Perusahaan dan Kandidat
Mengikuti sesi walk in interview secara mendadak akan sangat mempengaruhi kesiapan kandidat. Akibatnya, kandidat tidak mampu mempresentasikan “value” mereka secara maksimal dan menyiapkan dokumen penting yang mereka butuhkan. Karena kandidat datang tanpa jadwal yang pasti, mereka mungkin tidak cukup siap untuk wawancara.
Dari sisi perusahaan, kurangnya persiapan menyebabkan perusahaan tidak mendapat gambaran mendalam mengenai potensi kandidat. Hal ini dapat merugikan perusahaan karena harus menghabiskan waktu probation untuk karyawan yang akhirnya tidak bisa bekerja maksimal akibat performa yang tak sesuai harapan.
-
Risiko Overcrowding
Overcrowding atau kelebihan kapasitas pada saat walk in interview dapat berdampak negatif bagi citra perusahaan, karena erat kaitannya dengan baik buruknya pengalaman rekrutmen kandidat.
Jumlah kandidat yang besar dalam satu waktu dapat menghambat kelancaran proses wawancara. Terlalu banyak kandidat yang hadir sekaligus bisa membuat HRD kewalahan dan kehilangan fokus, mengakibatkan proses wawancara menjadi tidak efektif. Kondisi seperti ini juga bisa menyebabkan ketidaknyamanan bagi kandidat, yang mungkin harus menunggu lama untuk dapat diwawancarai.
Kelebihan Wawancara Terjadwal
-
Penilaian Lebih Mendalam Terhadap Performa Kandidat
Wawancara terjadwal memungkinkan perusahaan untuk memberikan lebih banyak waktu dalam mengevaluasi setiap kandidat secara menyeluruh. Hal ini termasuk penilaian mendalam terhadap soft skill dan hard skill, pengalaman, dan kecocokan kandidat dengan posisi yang dilamar maupun budaya perusahaan.
Dalam proses hiring untuk posisi strategis, penilaian mendalam ini sangat penting untuk memastikan bahwa kandidat memiliki kompetensi dan visi yang sejalan dengan tujuan perusahaan. Kelonggaran waktu ini juga memungkinkan HRD untuk mendiskusikan pertanyaan yang lebih spesifik dan mendetail, yang tidak mungkin dilakukan di sesi walk in interview.
-
Persiapan Kandidat Lebih Maksimal
Kandidat yang memiliki waktu cukup untuk mempersiapkan diri dan dokumen penting yang diperlukan cenderung dapat menunjukkan performa terbaik selama wawancara. Persiapan yang matang dari kandidat ini dapat membantu perusahaan menilai dengan lebih akurat serta menentukan kelayakan kandidat untuk dipertimbangkan lebih lanjut.
-
Hiring Management yang Efektif dan Tepat Sasaran
Wawancara terjadwal memungkinkan perusahaan untuk mengatur proses hiring lebih rapi, minim risiko overcrowded, dan memaastikan setiap kandidat mendapatkan atensi yang dibutuhkan. Hal ini menciptakan suasana yang lebih profesional dan terorganisir sehingga mampu mengangkat reputasi perusahaan.
Selain itu, pengaturan yang baik memungkinkan HRD menjalankan wawancara dengan lebih selektif dan memastikan semua aspek rekrutmen terpenuhi. Dengan demikian, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat dan berdasarkan informasi yang komprehensif.
Kelemahan Interview Terjadwal
-
Memakan Waktu Lebih Lama
Umumnya, wawancara terjadwal membutuhkan waktu yang lebih lama karena harus mencocokkan jadwal kedua belah pihak. Ini bisa menjadi hambatan, terutama jika perusahaan membutuhkan karyawan dalam waktu singkat.
Misalnya, jika perusahaan Anda sedang mengalami pertumbuhan yang cepat, menunggu terlalu lama untuk menyelesaikan proses rekrutmen bisa menyebabkan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan kandidat terbaik. Selain itu, dalam situasi darurat, waktu tambahan yang diperlukan bisa berdampak negatif pada operasional perusahaan.
-
Biaya Administratif yang Lebih Mahal
Mengatur jadwal wawancara memerlukan biaya administratif tambahan, terutama jika melibatkan banyak kandidat dan wawancara berlangsung dalam beberapa tahap. Biaya ini bisa menjadi beban bagi perusahaan, terutama jika rekrutmen dilakukan dalam skala besar. Meskipun biaya ini dapat diimbangi dengan mendapatkan talent berkualitas, tetap saja ini merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan.
-
Kaku dan Tidak Fleksibel
Walaupun tidak selalu terjadi, kurangnya fleksibilitas bisa membuat perusahaan kehilangan kandidat yang sebenarnya sangat cocok dengan posisi yang ditawarkan. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan cara untuk tetap fleksibel dalam penjadwalan wawancara, misalnya opsi online interview atau rescheduling.
Proses Interview Lebih Mudah dengan HRMS Jobseeker Software
Mengelola proses walk in interview maupun interview terjadwal, dapat menjadi tantangan tersendiri. Terutama bagi perusahaan besar dengan kebutuhan rekrutmen yang kompleks. Di sinilah HRMS (Human Resource Management System) dari Jobseeker Software hadir sebagai solusi. Dengan HRMS Jobseeker Software, perusahaan dapat mengotomatisasi banyak aspek dari proses rekrutmen, mulai dari proses screening, penjadwalan wawancara hingga candidate management.
Salah satu fitur unggulan Jobseeker Software adalah kemampuan untuk mengintegrasikan jadwal wawancara dengan kalender digital. Hal ini memungkinkan HRD dan kandidat mengatur waktu yang sesuai dengan lebih mudah. Selain itu, sistem ini juga dilengkapi dengan fitur pengingat otomatis untuk mengurangi risiko ketidakhadiran kandidat.
Pada akhirnya, menggunakan HRMS Jobseeker Software tidak hanya membantu perusahaan menghemat waktu dan biaya. Tetapi juga meningkatkan kualitas rekrutmen secara keseluruhan. Dengan proses yang lebih terstruktur dan terorganisir, perusahaan dapat lebih fokus pada penilaian kandidat dan membuat keputusan rekrutmen yang lebih baik.
