“Perusahaan yang menggunakan ATS sebagai sistem rekrutmen mereka dapat mengurangi Cost per Hire mereka hingga 43%”
– Study by Aberdeen Group –
ATS atau Applicant Tracking System kini makin tenar dunia kerja. Karena semakin banyak perusahaan di Indonesia mulai menggunakan software HR satu ini dalam efisiensi dan optimasi proses rekrutmen mereka. Sistem Pelacakan Kandidat satu ini dapat membantu kegiatan manual HR seperti menyeleksi ribuan CV pelamar, shortlisting hingga otomisasi jadwal interview.
Sebelum membahas lebih banyak mengenai fungsi dan manfaat dari applicant tracking system untuk bisnis dan tim HR Anda. Mari kita bahas apa sih Applicant Tracking System atau ATS ini ?
Apa itu Applicant Tracking System (ATS) ?
Applicant Tracking System atau Sistem Pelacakan Kandidat adalah software rekrutmen yang digunakan perusahaan untuk membantu mengelola proses rekrutmen lebih efisien.
ATS dapat menyaring cv/resume dalam jumlah banyak, melacak status kandidat dan banyak lagi. Dengan menggunakan sistem ATS, HR dapat melaksanakan proses rekrutmen dengan lebih efisien dan menemukan kandidat yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan.
Fungsi Applicant Tracking System Untuk Rekrutmen
Applicant Tracking System didesain khusus untuk memfasilitasi kegiatan rekrutmen agar dapat berjalan lebih efisien dan efektif. Software rekrutmen ini dilengkapi dengan berbagai macam fungsi mulai dari penyaringan kandidat pelamar, posting lowongan kerja hingga job offering.
Berikut beberapa fungsi umum yang dapat ditemukan dalam applicant tracking system:
1. Resume Parsing
Sistem AI dari ATS berfungsi mengolah data secara otomatis. Dimana data cv/resume kandidat pelamar akan dibaca, diambil dan disaring sesuai kriteria kandidat yang dicari. Data ini kemudian akan diatur dan disajikan dalam format tertentu.
2. Pasang Lowongan Pekerjaan
Dengan ATS, perusahaan dapat memasang lowongan kerja di berbagai job portal, career site, dan sosial media dalam sekali klik.
3. Candidate Sourcing
Membantu Anda menjangkau kandidat terbaik yang sesuai dengan skill, pendidikan, dan kebutuhan lowongan pekerjaan yang tersedia. Pencarian kandidat dapat dijangkau melalui berbagai platform rekrutmen, referal karyawan dan media sosial.
4. Melacak Kandidat
Applicant tracking system dapat melacak status kandidat dalam setiap tahapan proses rekrutmen. Status akan terdeteksi mulai dari tahap kandidat melamar pekerjaan lewat career site atau job portal, tahap seleksi kandidat, interview hingga tahap penawaran kerja.
5. Penjadwalan Interview
Melakukan penjadwalan interview dan mengatur detail wawancara secara otomatis. Anda dapat mengatur detail wawancara dan menyebarkan undangan interview ke email kandidat dari sistem. Karena kebanyakan ATS sudah terintegrasi dengan google calender atau software penjadwalan lainnya.
6. Kolaborasi & Komunikasi
Tim HR ataupun talent acquisition dapat berkomunikasi dan berkolaborasi dalam mengolah lamaran kandidat, memberi masukan serta membuat keputusan rekrutmen dalam satu tempat.
Sehingga proses rekrutmen dapat berjalan lebih efisien karena hr tidak perlu berpindah antar sistem. Selain itu, hal ini dapat meningkatkan pengalaman rekrutmen kandidat dan keputusan rekrutmen yang lebih data-based.
7. Reporting & Analytics
Sistem ATS dapat mengumpulkan dan mengolah data terkait proses rekrutmen secara otomatis. Data tersebut kemudian di sajikan dalam bentuk laporan. konten laporan dapat di kustom sesuai kebutuhan.
Pada umumnya, laporan biasanya berisikan metrik rekrutmen (waktu rekrutmen, cost per hire, dan banyak lagi) dan insight performa rekrutmen untuk decision making.
Manfaat Applicant Tracking System Untuk Bisnis
Manfaat utama applicant tracking system untuk bisnis adalah menghemat biaya, tenaga dan waktu tim HR dalam melaksanakan proses rekrutmen. Selain penghematan sumber daya, sistem ats ini juga memiliki berbagai macam manfaat lainnya.
Proses Rekrutmen Menggunakan Applicant Tracking System
Pada tahap awal proses rekrutmen, Anda dapat memasukkan detail lowongan kerja berupa posisi, lokasi, tanggung jawab, persyaratan kandidat berupa skill, pendidikan, umur dan banyak lagi kedalam sistem ATS. Kemudian, lowongan pekerjaan akan di pasang di berbagai job portal, sosial media dan platform rekrutmen lainnya.
Pencari kerja akan mengirimkan resume dan surat lamaran melalui job portal atau career site. ATS akan secara otomatis mengumpulkan dan menyimpan resume ini di dalam database. Lalu sistem ATS akan membaca setiap resume kandidat yang masuk. Lalu menyaring resume dengan menggunakan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya seperti kata kunci, kualifikasi, dan pengalaman. Resume yang tidak memenuhi kriteria akan secara otomatis ditolak.
Kandidat yang sudah lolos kriteria lowongan kerja akan dikirimi jadwal interview. Kandidat akan menerima jadwal interview via email. Penjadwalan Interview dapat dikirim melalui sistem dan terkonfirmasi secara otomatis kepada kandidat dan pewawancara.
Pewawancara dapat menggunakan ATS untuk mengevaluasi kandidat dan memberikan feedback mengenai kualifikasi, pengalaman, dan kecocokan mereka untuk peran tersebut. ATS kemudian akan memberikan daftar kandidat terbaik bersama dengan resume mereka, feedback interview, dan informasi lain yang relevan. Perusahaan kemudian dapat menggunakan informasi ini untuk membuat keputusan perekrutan akhir.
Setelah kandidat sudah dipilih, hr dapat mengirimkan offering letter dan berkomunikasi secara langsung terkait penerimaan. Dalam sistem ATS, perusahaan dapat berkomunikasi dengan kandidat selama proses rekrutmen, mulai dari mengirimkan email konfirmasi wawancara hingga mengirimkan tawaran pekerjaan.
