Apakah Anda sedang mempertimbangkan untuk menggunakan software hr untuk kegiatan rekrutmen? Namun, masih bingung Software hr manakah yang harus digunakan? HRIS atau ATS kah yang perlu Anda pilih?
Jawabannya, bergantung pada kebutuhan perusahaan dan tim HR di perusahaan Anda. Untuk Anda yang belum familiar, perbedaan utama dari software ATS dan HRIS terletak pada waktu dan tujuan penggunaannya.
Selain ATS dan HRIS, masih ada banyak sekali software hr yang dapat mendukung kinerja HRD agar lebih efektif.
Berikut software rekrutmen yang dapat meningkatkan kinerja HRD Anda:
- Compliance and Legal software
- Employee engagement software
- Payroll Software
- Onboarding Software
- Performance Management Systems
- Time and Attendance Systems
- Human Resource Information Systems (HRIS)
- Recruitment Software
- Applicant Tracking System (ATS)
- Background Check Software
- Pre-Employment Testing Software
- Social Recruitment Platforms
- Video Interviewing Platforms
- Recruitment Chatbox
- Recruitment Marketing Platform (RMP)
- Job Aggregators
Meskipun ATS dan HRIS dapat membantu kinerja HRD. Kedua software ini memiliki fungsi dan manfaat yang berbeda. Maka dari itu, sangat penting untuk memahaminya sebelum mengambil keputusan.
Apa itu Applicant Tracking System (ATS)?
Applicant Tracking System (ATS) adalah software rekrutmen yang bertujuan mengolah dan melacak kandidat mulai dari awal hingga akhir proses rekrutmen. ATS berfokus untuk membantu proses onboarding karyawan baru ke perusahaan Anda sehingga menjadi lebih mudah.
Software ATS memiliki fungsi utama mengotomatisasi proses rekrutmen mulai dari job posting, memilah data kandidat, talent search penjadwalan interview hingga pengolahan serta penyimpanan data rekrutmen (end-to-end recruitment process), sehingga bisa mengurangi hiring time dan cost per hire.
Baca lebih lanjut: Maksimalkan Proses Rekrutmen Anda Dengan Applicant Tracking System
Apa itu HRIS ?
Sementara itu, Human Resources Information System (HRIS) adalah software HR yang berfungsi untuk mengolah data karyawan. Dengan bantuan HRIS, HR dapat dengan mudah mengetahui berbagai informasi tentang karyawan yang bekerja di perusahaan.
Sistem HRIS memiliki fungsi utama mengolah data karyawan mulai dari data demografi, penggajian, fungsi administratif lainnya. Sehingga dapat meningkatkan kepercayaan & kepuasan pegawai, meningkatkan produktivitas HR, mengurangi human error dalam mengolah data karyawan, alokasi sumber daya (keuangan dan SDM) dan menganalisa performa melalui KPI (Key Performance Indicator) masing-masing karyawan.
Manfaat ATS & HRIS untuk Bisnis Anda
Baik HRIS maupun ATS memiliki fungsi yang berbeda dan saling melengkapi. Sehingga manfaat yang dapat diberikan untuk bisnis Anda juga berbeda-beda tergantung fungsi fitur yang tersedia.
Berikut manfaat fungsi dari kedua software HR tersebut:
A. Manfaat HRIS untuk HRD
1. Menyederhanakan Proses Kinerja HR
HRIS dapat mengotomatisasi dan menyederhanakan banyak proses HR manual seperti manajemen data karyawan, pemrosesan penggajian, dan administrasi tunjangan.
2. Pendataan Terpusat & Terstruktur
Menyediakan database terpusat untuk semua data yang berhubungan dengan karyawan, sehingga memudahkan untuk mengelola dan mengakses data karyawan di seluruh organisasi.
Serta mengurangi risiko kesalahan dalam proses yang berhubungan dengan SDM seperti entri data dan perhitungan gaji.
3. Data Based Decision Making
Dengan sistem yang terpusat, HRIS dapat mengolah semua data HRD. Dan menyediakan laporan serta hasil analisa yang berisikan insight data pegawai hingga metrik HR. Hal ini dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih data-based dan meningkatkan kinerja bisnis.
4. Efisiensi & Optimasi Performa Karyawan
Software HRIS ini juga dapat melacak dan merekap performa pegawai Anda. Sehingga membantu organisasi mengelola kinerja karyawan secara lebih efisien. Dan sistem ini juga dapat mengotomatiskan proses manajemen kinerja seperti menetapkan goals pekerjaan, melakukan evaluasi kinerja, dan membuat rencana pengembangan.
B. Manfaat ATS untuk HRD
1. Menjangkau Kandidat Berkualitas
Sistem ATS dapat menyederhanakan proses rekrutmen, membantu memasang lowongan kerja ke berbagai platform dan membantu melacak serta mengelola lamaran kandidat.
Hal ini dapat membantu tim HR Anda dalam menjangkau lebih banyak kandidat dan mengatur serta melacak proses kandidat melamar dengan lebih simpel.
2. Rekrutmen Otomatis Dengan Bantuan AI
Applicant Tracking System juga dapat mengotomatiskan banyak aspek dari proses rekrutmen. Seperti membantu posting lowongan pekerjaan dalam sekali klik dan membantu menyeleksi CV sesuai dengan filter pekerjaan.
Hal ini dapat menghemat waktu perekrut, sehingga tim HR Anda dapat fokus ke pekerjaan yang lebih penting.
3. Laporan & Analitik Rekrutmen
Serupa dengan HRIS, Software ATS juga dapat membuat laporan dan analitik yang berisikan insight dan rangkuman kegiatan rekrutmen menggunakan metrik, seperti waktu perekrutan dan biaya per perekrutan.
Hasil laporan data ini dapat membantu organisasi meningkatkan performa proses perekrutan tim HR dari waktu ke waktu. Dan membantu dalam proses pembuatan MPP atau manpower planning.
4. Pengalaman Rekrutmen yang Lebih Baik
ATS dapat memberikan pengalaman yang lebih positif bagi kandidat dengan menyediakan proses lamaran yang mudah, komunikasi yang teratur, dan proses perekrutan yang efisien.
Kapan software HR ini digunakan?
Secara garis besar, ATS digunakan selama proses rekrutmen kandidat sedangkan HRIS digunakan untuk kegiatan internal HR setelah kandidat bergabung dengan perusahaan.
HRIS atau ATS? Keputusan Ada di Tangan Anda
Jika perusahaan Anda saat ini memiliki banyak permasalahan dalam proses rekrutmen seperti masih menggunakan sistem rekrut manual (membaca dan memilah kandidat manual), serta sulit mendapatkan kandidat berkualitas untuk bergabung dalam tim, maka Applicant Tracking System (ATS) adalah software HR yang Anda butuhkan.
Namun, apabila Anda mengalami kesulitan dalam melacak performa kinerja karyawan, masalah penggajian dan administrasi internal HR, HRIS adalah pilihan yang tepat.
Tentunya, sangat disarankan untuk menggunakan kedua software ini secara bersamaan untuk hasil yang maksimal.
