Memilih Sistem Pelacakan Pelamar (Applicant Tracking System atau ATS) yang tepat untuk perusahaan Anda sangat penting untuk mengoptimalkan proses rekrutmen. Dengan banyaknya pilihan yang tersedia di pasar, mungkin akan sangat sulit untuk membuat keputusan terbaik. Namun, dengan mengikuti beberapa pertimbangan utama, Anda dapat memilih ATS yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
Berikut beberapa tips dalam memilih sistem ATS (Applicant Tracking System) yang paling sesuai dengan kebutuhan tim HR dan perusahaan Anda.
1. Evaluasi Kebutuhan Perusahaan Anda
Langkah pertama dalam memilih Applicant Tracking System adalah dengan mulai mengidentifikasi kebutuhan serta kendala rekrutmen yang hadapi oleh tim HR. Anda dapat mempertimbangkan faktor-faktor seperti volume pelamar, kebutuhan kolaborasi, kebutuhan pelaporan, dan integrasi dengan sistem HR lainnya. Hal ini akan membantu Anda mempersempit fitur dan fungsionalitas yang Anda butuhkan dalam ATS.
Cara Memilih Sistem ATS Sesuai Kebutuhan
A. Ukuran Perusahaan
Besar kecilnya bisnis Anda perlu dipertimbangkan dalam memilih applicant tracking system yang sesuai. Untuk perusahaan kecil dengan jumlah karyawan 10 – 99 orang, ATS yang sederhana dan mudah digunakan dengan fitur-fitur dasar seperti posting lowongan kerja, pelacakan resume, dan komunikasi kandidat mungkin sudah cukup.
Sedangkan, untuk bisnis besar, ATS yang komprehensif dengan berbagai fitur-fitur canggih seperti pelacakan pelamar dan alur kerja, pelaporan tingkat lanjut, dan integrasi dengan sistem HR lainnya.
B. Anggaran
Sistem ats memiliki harga berkisar antara 750jt hingga 10jt per tahunnya. Perbedaan drastis dalam segi harga ini dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti fitur ats, vendor, dan ukuran perusahaan.
Maka dari itu, Anda perlu meng-evaluasi kebutuhan rekrutmen perusahaan dan menyesuaikannya dengan budget yang tersedia.
Note: Tidak ada salahnya bagi Anda untuk berinvestasi lebih ke sistem ATS yang berkualitas dari sekarang. Karena, sistem rekrutmen ini dapat membantu kinerja hr, mempercepat proses rekrutmen, dan mengurangi biaya rekrutmen dalam jangka lama.
C. Keamanan Data
Pastikan memilih sistem ATS yang aman dan ter-enkripsi menggunakan SSL atau teknologi keamanan yang terpercaya. Selain itu, Anda juga perlu memastikan apakah applicant tracking system tersebut mematuhi peraturan perlindungan privasi yang diperlukan.
2. Evaluasi Kemudahan Penggunaan Sistem
Carilah ATS yang memiliki tampilan simpel, menarik dan mudah digunakan. Applicant Tracking System yang memiliki tampilan, navigasi dan user experience yang mudah digunakan dapat membantu Anda menghemat waktu dan tenaga dalam melatih tim HR dalam bermigrasi menggunakan ATS Online.
3. Personalisasi Applicant Tracking System Anda
Ada baiknya jika Anda memilih atau mempertimbangkan ATS ( Applicant Tracking System ) yang dapat di kustom sesuai branding dan proses rekrutmen di perusahaan Anda.
ATS yang menawarkan flexible add-on fitur dapat membantu kinerja HR. Karena kegiatan rekrutmen dapat di atur sesuai kebutuhan rekrutmen, dan sistem jadi terasa lebih personalized.
Memilih ATS Menurut Jenisnya
Sistem ATS memiliki banyak jenis tergantung fitur dan tahapan proses rekrutmennya. Perusahaan yang memiliki proses rekrutmen yang kompleks. Seperti memerlukan integrasi dengan sistem HRM, penambahan step khusus pada proses rekrutmen, dan lain sebagainya. Disarankan untuk memilih Advance ATS, karena sistem ini dapat di custom dan di integrasi sesuai kebutuhan rekrutmen Anda.
Sedangkan, perusahaan yang memiliki proses rekrutmen yang simpel. Seperti job posting, seleksi CV, shortlist, interview dan offering saja. Tanpa memerlukan fitur khusus atau interasi sistem lainnya, Anda dapat memilih Basic ATS.
4. Dapat Di Integrasi Dengan Sistem Lain
Coba cek apakah ATS yang ingin Anda pilih dapat di-integrasi dengan sistem HR lainnya seperti HRIS, Payroll, atau software onboarding. Intergrasi yang mulus dapat memudahkan proses pemindahan data serta menyederhanakan kegiatan HR secara menyeluruh.
5. Dapat Diakses Via Mobile
Di jaman sekarang, kebanyakan masyarakat lebih sering mengakses internet maupun berkegiatan secara mobile menggunakan smartphone. Karena smartphone dapat digunakan dimanapun dan kapanpun. Selain itu baik fitur maupun performanya juga sudah menyamai laptop atau komputer.
Jadi, alangkah baiknya bila Anda memilih ATS yang memiliki aplikasi seluler atau interface web responsif yang memungkinkan perekrut untuk mengelola kandidat dan lowongan pekerjaan di mana saja.
6. Skalabilitas Dan Growth Potentials
Pertimbangkan rencana pertumbuhan perusahaan Anda dan pastikan bahwa ATS dapat menyesuaikan dengan kebutuhan Anda. Evaluasi apakah sistem dapat menangani peningkatan volume dan mendukung kebutuhan perekrutan organisasi yang sedang berkembang.
Limitasi Sistem HR
Beberapa Applicant Tracking Sistem memiliki limitasi jumlah data kandidat pelamar yang dapat diolah dan jumlah postingan lowongan kerja yang dapat di pasang. Umumnya, perusahaan yang memiliki banyak lowongan akan membutuhkan kapasitas ATS yang lebih besar atau unlimited dibandingkan perusahaan yang jarang membuka rekrutmen.
7. Support & Customer Services
Carilah penyedia ATS yang menawarkan customer support yang dapat diandalkan dan memiliki reputasi cepat tanggap dalam merespon kebutuhan Anda.
Dengan mengevaluasi kebutuhan, pengalaman pengguna, skalabilitas, kemampuan integrasi, dan mengumpulkan feedback. Anda dapat memilih ATS yang memberdayakan upaya rekrutmen, meningkatkan efisiensi, dan membantu Anda menemukan talenta terbaik untuk perusahaan.
